Когда в вашей фирме архив начинает занимать место большее, чем какой-либо кабинет, то это повод задуматься о внедрении в ваш бизнес электронного документооборота (ЭД).

Электронный документооборот помогает значительно увеличивать продуктивность деятельности компании в целом и сотрудников в частности, избавляя их от тяготы ведения бумаг. С ЭД доступ к информации становится более быстрым и эффективным. Но отчего же у большинства предпринимателей реакция на внедрение ЭД не является положительной?

Разберемся с этим вопросом. Электронный документооборот вводится для дисциплинирования и регламентации работы. Мало кто захочет в коллектив ещё одного проверяющего, а уж тем более лишенного субъективности. Если коллектив работает достаточно слаженно на протяжении длительного времени, и никто уже не помнит, когда и кого принимали на работу, то внедрение ЭД будет восприниматься ими особо болезненно. В таком случае, лучше сначала внедрить ЭД внутрь какого-либо отдела, после чего постепенно распространять его на всю компанию. Этот вариант скорее позволит работникам адаптироваться к такому режиму работы и по достоинству оценить её преимущества.

Но если в коллективе всё равно отказывают принимать введение ЭД и продолжают складывать бумаги в огромную папку, исправить такую ситуацию элементарно. Необходимо издать указ о непринятии к рассмотрению бумажной документации. Приступить к выполнению электронных работ гораздо проще и для этого даже не нужно будет вставать с места. Это сэкономит уйму времени. Теперь для того, чтобы передать документ руководителю, его достаточно переслать и не нужно идти в кабинет директора через кучу других кабинетов, курилку и прочие места, которые так и манят отвлечься от работы.

Всё быстро и просто: переслал документ, ознакомился с ним, выполнил. А по истечению рабочего дня представил отчет о выполнении поручений на день. Такой подход к работе не позволит избежать использования электронного документооборота.

Внедрение системы ЭД на предприятие не является разовым актом, оно представляет собой большой комплекс строго проработанных мер, который учитывает особенности рабочего коллектива и его потребности. Руководителю придется запастись терпением, так как адаптация подчиненных к новому режиму работы с ЭД может занять немало времени.

Немаловажно правильно настроить сотрудников на нововведение, показать им его пользу и удобство, как для самой организации, так и для них лично. Система электронного документооборота должна быть простой в использовании. Руководителю придется потратить немало времени и средств на презентацию новой ЭД, которая подробно покажет её особенности, даст полное её описание. Каждый работник должен иметь собственные цели и знать своё место, обязанности в новой системе. Все четко сформулированные роли и обязанности членов коллектива лучше включить в должностную инструкцию.

Цель введения новой системы электронного документооборота должна быть ясна и четко понятна всем сотрудникам, так же как и поставленные ею задачи. Не поленитесь уделить внимание всем штатным единицам, опишите весь набор возможных операций, проводимых с каждым конкретным документом.

Здесь без мотивации никуда! Можно мотивировать сотрудников, например, бонусами за активное участие в системе пользования ЭД. Нужно приложить максимум усилий, чтобы сделать своих подчиненных не просто зрителями в новой системе, а активными участниками. Это необходимо для дальнейшей продуктивной работы.